Ochrana osobních údajů

1. Správce

Správcem je upIT s. r. o., se sídlem Pribinova 17954/10, 811 09 Bratislava, Slovensko, IČO 35 947 713, DIČ 2022045432, IČ DPH SK2022045432, zapsaná v obchodním rejstříku Městského soudu Bratislava III, oddíl Sro, vložka č. 36984/B.

Kontakt ve věcech ochrany osobních údajů: ema@foodsignal.app.

Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali, protože nám to zákon neukládá [ověří advokát].

2. Jaké údaje zpracováváme

• Údaje o podniku: název, adresa, odkazy na profily (Google Maps, web, Wolt, Bolt Food), ceníky, menu a hodnocení — z veřejných zdrojů nebo od vás.
• Kontaktní údaje podniků a jejich zástupců: jméno, pracovní e-mail a telefon, které podnik zveřejnil nebo nám poskytl, a záznam o naší komunikaci.
• Uživatelský účet: jméno, e-mail, heslo (uložené jen jako jednosměrný hash), zvolený jazyk a nastavení e-mailových souhrnů.
• Recenze z veřejných zdrojů (Google Maps, TripAdvisor): text, počet hvězdiček, datum a odpověď podniku. Jména ani profily recenzentů nesbíráme.
• Technické údaje: cookies (viz část Cookies a úložiště prohlížeče), záznamy o událostech v aplikaci (např. přihlášení, změna nastavení) bez hesel, záznamy o e-mailech, které aplikace poslala uživatelům (adresát, předmět a prvních 200 znaků textu), a IP adresa a údaje o prohlížeči v přístupových lozích hostingu; na webu i údaje o návštěvnosti bez cookies (viz část Měření návštěvnosti webu).

3. Žádost o bezplatnou Analýzu

Když na webu odešlete formulář žádosti o Analýzu, uložíme název podniku, váš e-mail a to, co do formuláře napíšete (adresa nebo odkaz, konkurence, poznámka, odkaz na ceník nebo nahraný soubor s ceníkem), spolu s verzí formuláře, jazykem a časem odeslání. Údaje použijeme k vypracování a zaslání Analýzy, o kterou žádáte — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost). Uchováváme je 12 měsíců od odeslání, poté je i se souborem smažeme; v zálohách mohou zůstat ještě nejvýše 89 dní. O nové žádosti dá našemu týmu vědět interní zpráva ve Slacku pouze s názvem podniku a odkazem do naší administrace — e-mail, poznámka ani další údaje z formuláře do ní nejdou. Abychom mohli porovnat dvě verze formuláře, prohlížeč si ve funkční cookie fs_form (1 rok) pamatuje, kterou verzi jste dostali, a v úložišti prohlížeče den poslední návštěvy formuláře; neobsahují žádný identifikátor a slouží jen k počítání návštěv a žádostí u jednotlivých verzí.

4. Žádost o diagnózu v aplikaci

Když v aplikaci v části Reporty požádáte o hloubkovou diagnózu, uložíme, kterého podniku se žádost týká, ze kterého účtu jste ji poslali, vaši nepovinnou poznámku, čas odeslání a stav vyřízení. Údaje použijeme k přípravě diagnózy, o kterou žádáte — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Uchováváme je 12 měsíců od odeslání, poté je smažeme, se smazáním vašeho účtu i dříve; v zálohách mohou zůstat ještě nejvýše 89 dní. Žádosti podniku jsou i v exportu dat v nastavení aplikace. O nové žádosti dá našemu týmu vědět interní zpráva ve Slacku pouze s názvem podniku, plánem, informací, zda je připojena poznámka, a odkazem do naší administrace — poznámka, jméno ani e-mail do ní nejdou.

5. Objednávka Signalu na fakturu

Když si na webu objednáte Signal na fakturu, uložíme obchodní firmu, IČO, DIČ nebo IČ DPH, sídlo, e-mail pro zasílání faktur a případně název provozovny, spolu s jazykem a časem objednávky. Údaje použijeme k vystavení faktury a zahájení předplatného — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Záznam o objednávce uchováváme 12 měsíců, poté ho smažeme; v zálohách může zůstat ještě nejvýše 89 dní. Vystavené faktury archivujeme po dobu, kterou vyžadují účetní a daňové předpisy. O nové objednávce dá našemu týmu vědět interní zpráva ve Slacku pouze s obchodní firmou a odkazem do naší administrace — IČO, adresa ani e-mail do ní nejdou. Pokud je na webu nabízena platba kartou a zvolíte ji, údaje o kartě zadáváte přímo ve Stripe; my je nevidíme ani neukládáme.

6. Měření návštěvnosti webu

Na veřejném webu (stránky ve slovenštině, češtině a angličtině včetně článků a právních textů) měříme návštěvnost nástrojem PostHog. Zaznamenáme zobrazení stránky (adresu, název stránky a odkud jste přišli, včetně parametrů kampaně v odkazu), kliknutí na odkazy a tlačítka s jejich textem, polohu kliknutí, pohyb myši a hloubku posouvání pro heatmapy, druh zařízení, operační systém, prohlížeč, jeho jazyk a velikost okna a u formuláře žádosti o Analýzu jeho zobrazení, odeslání a výsledek s verzí formuláře a jazykem. Co napíšete do polí formulářů (například název podniku nebo e-mail), se do PostHogu neposílá. Nepoužíváme cookies ani úložiště prohlížeče, nevytváříme profil návštěvníka, nenahráváme průběh návštěvy a údaje nespojujeme s jinými údaji. Abychom mohli spočítat návštěvníky, PostHog na svém serveru vypočítá z IP adresy, údajů o prohlížeči a domény webu jednosměrný identifikátor se solí, která se každý den mění a poté se smaže, takže návštěvníka nerozpozná při návštěvě v jiný den; IP adresu ani polohu z ní neukládá [ověří majitel: nastavení projektu PostHog]. Údaje používáme ke zjištění, jak se web používá a co na něm zlepšit — oprávněný zájem, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Záznamy uchováváme 12 měsíců. Aplikace, administrace, přihlášení a stránky pro hosty podniků (QR menu, věrnostní karty, QR kampaně) měření návštěvnosti nemají.

7. Účel a právní základ

• Poskytování služby podle smlouvy (Analýza, účet, data podniku, upozornění a e-mailové souhrny) — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.
• Oslovení podniku osobně nebo telefonicky s nabídkou Analýzy a evidence komunikace — oprávněný zájem nabídnout službu podnikům, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. E-mail s nabídkou posíláme jen podniku, který o to požádal nebo k tomu dal souhlas; každý takový e-mail obsahuje možnost odhlášení.
• Bezpečnost a prevence zneužití (záznamy událostí, přístupové logy, omezení počtu pokusů o přihlášení) — oprávněný zájem, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
• Měření návštěvnosti veřejného webu bez cookies (PostHog) — oprávněný zájem znát, jak se web používá, a zlepšovat ho, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR [ověří advokát].
• Zpracování veřejných recenzí a ceníků konkurence — oprávněný zájem podniku znát svůj trh [ověří advokát].
• Účetnictví a fakturace — zákonná povinnost, čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

8. Údaje hostů podniků

Pokud podnik používá QR kampaně se soukromou zpětnou vazbou nebo digitální věrnostní karty, správcem údajů hostů (například dobrovolný kontakt ve zpětné vazbě, jméno a e-mail na věrnostní kartě) je podnik a my je zpracováváme jako jeho zpracovatel podle Smlouvy o zpracování osobních údajů. Podmínky věrnostního programu se jménem správce najde host při registraci karty. Kontakt ze zpětné vazby mažeme 90 dní po jejím vyřešení, věrnostní kartu bez aktivity po 24 měsících; host může svou kartu kdykoli smazat sám.

Jako zpracovatel zpracováváme také osobní údaje v exportech z pokladny, které nám podnik poskytne (například jména obsluhy u účtů).

U QR menu podniku zaznamenáváme pro jeho statistiky zobrazení menu a otevření jeho částí s jazykem, zdrojem (QR kód nebo odkaz), číslem stolu z QR kódu a časem zaokrouhleným na minutu. Jedinečné hosty v rámci dne počítáme podle denního pseudonymního identifikátoru, který vzniká z IP adresy a údajů o prohlížeči pomocí tajného klíče; IP adresu ani údaje o prohlížeči neukládáme. Záznamy uchováváme jen do nočního sloučení do denních součtů, které identifikátor neobsahují. I tyto údaje zpracováváme jako zpracovatel podniku.

9. Jak dlouho údaje uchováváme

• Soukromá data podniku (například exporty z pokladny): po dobu trvání smlouvy; po jejím skončení vám je na žádost vrátíme a nejpozději do 90 dní vymažeme, jak uvádějí Obchodní podmínky.
• Uživatelský účet: po dobu trvání smlouvy; po jejím skončení ho smažeme na vaši žádost. Veřejné údaje o podniku (například menu, ceny, hodnocení a recenze z veřejných zdrojů) používáme ve srovnáních i po skončení smlouvy, jak uvádějí Obchodní podmínky.
• Faktury: 10 let podle slovenského zákona o účetnictví.
• Žádosti o Analýzu: 12 měsíců od odeslání.
• Žádosti o diagnózu v aplikaci: 12 měsíců od odeslání; se smazáním účtu dříve.
• Objednávky Signalu na fakturu: 12 měsíců od odeslání.
• Kontaktní údaje podniků, které jsme oslovili: 24 měsíců od poslední komunikace; po odmítnutí si ponecháme jen e-mail na seznamu, který už neoslovujeme.
• Záznamy událostí, záznamy o odeslaných e-mailech a technické a přístupové logy: nejvýše 12 měsíců.
• Záznamy o návštěvnosti webu (PostHog): 12 měsíců [ověří majitel].
• Zálohy: smazané údaje mohou zůstat v denních exportech databáze 7 dní a v zálohách hostingu 89 dní.

10. Příjemci a zpracovatelé

Údaje neprodáváme ani neposkytujeme k reklamě. K provozu služby používáme tyto zpracovatele [ověří majitel: smlouvy a místo zpracování; u poskytovatelů mimo EU standardní smluvní doložky]:

• Railway — hosting aplikace a databáze (region EU, Amsterdam).
• Resend — odesílání e-mailů z aplikace.
• Stripe — platby kartou, pokud je na webu nabízena: předplatné a faktury při platbě kartou (fakturační údaje podniku a e-mail; údaje karty zpracovává pouze Stripe).
• HubSpot — evidence kontaktů a komunikace s podniky (CRM).
• Slack — interní upozornění týmu na žádosti a objednávky; dostane jen název podniku nebo firmy, u žádosti o diagnózu i plán a zda je připojena poznámka, a odkaz do administrace — nikdy e-maily ani poznámky.
• Apify — sběr veřejných recenzí, hodnocení a ceníků (Google Maps, TripAdvisor, Wolt, Bolt Food).
• Firecrawl — sběr veřejných hodnocení, recenzí a ceníků (TripAdvisor, Wolt, Bolt Food, menu na webu podniku); posílají se jen veřejné adresy stránek podniků.
• OpenRouter — směrování AI požadavků na modely Claude od společnosti Anthropic, které podle volby OpenRouteru provozuje Anthropic nebo je hostí Amazon Web Services či Google Cloud (návrhy odpovědí na recenze v plánu Signal, překlady a import QR menu; posílá se text recenze bez jména recenzenta a tón odpovědí podniku, texty a soubor menu; poskytovatel je nesmí ukládat k tréninku).
• Anthropic — poskytovatel AI modelů Claude (USA): v komerčním plánu Claude analyzujeme data z pokladny, jejichž exporty ukládáme v projektu Claude (viz Smlouvu o zpracování osobních údajů), a zpracovává i požadavky z OpenRouteru, které k němu OpenRouter nasměruje; vstupy nesmí použít k trénování.
• PostHog — měření návštěvnosti veřejného webu (PostHog, Inc., USA; údaje jsou uloženy v EU, ve Frankfurtu): zobrazení stránek, kliknutí na odkazy a tlačítka, údaje pro heatmapy a o zařízení a prohlížeči, bez cookies a nikdy obsah formulářů. PostHog může údaje zpracovávat i v USA (například při podpoře); předání zajišťuje rámec EU – USA pro ochranu údajů a standardní smluvní doložky.
• WhatsApp (WhatsApp Ireland Limited, skupina Meta) — pokud nás kontaktujete přes WhatsApp, vaše telefonní číslo, jméno profilu a zprávy zpracovává WhatsApp jako samostatný správce podle vlastních podmínek, i s předáním do USA. Zprávy používáme jen k odpovědi a evidenci komunikace s podnikem (24 měsíců od poslední komunikace); pokud WhatsApp nechcete, napište nám e-mailem nebo zavolejte.
• Účetní a advokát, pokud je to potřebné ke splnění našich povinností.

11. Vaše práva

• přístup k údajům a jejich kopie (export dat najdete v nastavení aplikace),
• oprava nesprávných údajů,
• výmaz a omezení zpracování,
• přenositelnost údajů,
• námitka proti zpracování na základě oprávněného zájmu, včetně oslovování s nabídkou — po námitce vás už neoslovíme,
• stížnost u Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (dataprotection.gov.sk).

Žádost pošlete na ema@foodsignal.app; odpovíme nejpozději do jednoho měsíce.

12. Cookies a úložiště prohlížeče

Web a aplikace používají jen nezbytné a funkční cookies:

• fs_locale — zvolený jazyk webu a aplikace, 1 rok.
• gr_session — přihlášení do aplikace, 30 dní; při používání se prodlužuje.
• gr_staff — přihlášení obsluhy do skeneru věrnostních karet, 12 hodin.
• gr_active_restaurant — zvolená provozovna v aplikaci, 1 rok.
• fs_okno — zvolené časové období grafů v aplikaci, 1 rok.
• fs_gate — přístup na web během pilotní fáze, 30 dní.
• fs_form — verze formuláře žádosti o Analýzu, kterou jste dostali, 1 rok (viz část Žádost o bezplatnou Analýzu).
• fs_menu_lang — jazyk, který si host zvolil v QR menu podniku, 1 rok; jen na stránkách menu.
• fs_card_lang — jazyk, který si host zvolil na stránkách věrnostní karty, 1 rok; jen na stránkách karet.

V úložišti prohlížeče (localStorage a sessionStorage) si pamatují: skener věrnostních karet přihlášenou obsluhu a provozovnu, dokud se obsluha neodhlásí nebo přihlášení nevyprší, poslední organizaci a transakce zadané bez připojení, dokud je neodešle (nejvýše 24 hodin); aplikace doporučení na stránce Prehľad (Přehled), která jste označili jako hotová; formulář žádosti o Analýzu den poslední návštěvy; QR kampaň podniku do zavření karty prohlížeče značku, že návštěvu už započítala. Tyto údaje zůstávají ve vašem prohlížeči do uvedené doby nebo dokud je nesmažete.

Analytické, sledovací ani reklamní cookies nepoužíváme a návštěvnost webu měříme bez cookies i bez úložiště prohlížeče (viz část Měření návštěvnosti webu); cookies ani úložiště prohlížeče neobsahují identifikátor, kterým bychom vás sledovali.

13. Změny dokumentu

Změny zveřejníme na této stránce spolu s datem účinnosti.